Zásady zpracování osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajů vychází z platné právní úpravy, zejména z Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „Nařízení GDPR") o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), které nabývá účinnosti 25.května 2018. Tyto zásady zpracování osobních údajů se týkají pouze fyzických osob (subjekt osobních údajů) a nezohledňují zvláštní úpravu mezi společností a zaměstnanci.

 

SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

LAURETA AUTO a.s., Nádražní 307, 293 01  Mladá Boleslav

IČ 26438577

Obchodní rejstřík:    Městský soud v Praze, oddíl B, vložka 7122

Pověřenec pro ochranu osobních údajů:                 nebyl jmenován

Kontaktní osoba:                                                 Mgr. Sabina Jelínková

Kontaktní telefon:                                                326 722 701

Kontaktní e-mail:                                                 dpo@laureta.cz

 

 

ÚČEL ZPRACOVÁNÍ A PRÁVNÍ DŮVOD /TITUL/ ZPRACOVÁNÍ

Naše společnost považuje osobní údaje za velmi cenné informace a z tohoto důvodu je ochrana vašich osobních údajů pro nás prioritou. Veškeré osobní údaje, které nám poskytnete jsou zabezpečeny standardními postupy a technologiemi u nichž pravidelně provádíme jejich kontroly a aktualizace. Všichni naši zaměstnanci jsou řádně proškoleni a dodržují předepsané postupy při zpracování osobních údajů.

 

 

PODMÍNKY PRO ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje zpracováváme pro různé účely, ale vždy pro každý účel zpracování musíme mít právní důvod /titul/.

Zpracovávané osobní údaje jsme pro vaši lepší informovanost rozdělili do dvou skupin – osobní údaje, které můžeme zpracovávat i bez vašeho souhlasu a osobní údaje, které bez vašeho souhlasu zpracovávat rozhodně nemůžeme.

 

A.   Zpracování osobních údajů, ke kterému váš souhlas potřebujeme:  

  • Marketingové a obchodní aktivity /cílená nabídka našich služeb a zboží, informace o akcích či soutěžích/
  • Aktivity pro zlepšení kvality našich služeb /dotazníky apod./

Svoboda, konkrétnost souhlasu:

  Souhlas ke zpracování osobních údajů k určitému účelu je vždy dobrovolný (nemáte povinnost nám souhlas udělit) a máte právo jej kdykoli odvolat. Vždy víte pro jaký účel zpracování jste souhlas udělili.

Odlišitelnost souhlasu:

Souhlas, který nám udělíte, není nikdy součástí textu smlouvy, objednávky,  případně obchodních podmínek a vždy se snažíme, aby byl pro vás srozumitelný. Souhlas od vás můžeme získat prostřednictvím online formuláře, fyzicky v písemné podobě, ústně (např. při osobním jednání nebo prostřednictvím telefonu). Platný bude pouze takový souhlas, který jste podepsali v listinné podobě, případně jste zaškrtli souhlasné políčko v listinné či elektronické podobě, svůj souhlas jste vyjádřili v e-mailu apod.

 

B.   Zpracování osobních údajů, ke kterému váš souhlas nepotřebujeme: 

  • Plnění smlouvy:

 Vaše osobní údaje zpracováváme v rozsahu, který je nezbytný pro uzavření konkrétního obchodu (například uzavření kupní smlouvy) nebo pro poskytnutí konkrétní služby (například uzavření smlouvy o dílo, uzavření nájemní smlouvy, uzavření smlouvy o nájmu dopravního prostředku), které si s naší společností sjednáváte. Zde se jedná zejména o:

-  opatření před vlastním uzavřením smlouvy – v případě, že projevíte zájem objednat si u nás zboží nebo nějakou službu potřebujeme vaše osobní údaje získat již v okamžiku vaší poptávky a to např. pro vyhotovení nabídky na základě vašeho požadavku (simulace produktů a služeb), abychom vám pomohli s výběrem nebo pro přípravu konkrétní smlouvy na základě vaší žádosti – vaše osobní údaje musíme zpracovat vzhledem k nezbytnosti vyhotovení návrhu smlouvy

-  plnění povinností, které pro nás vyplývají z uzavřených smluv  – zpracováváme pouze nezbytné údaje o vás jako našich zákaznících a obchodních partnerech, které poskytujete v souvislosti s realizací konkrétní smlouvy.  V případě, že nám vaše osobní údaje nutné pro tento uvedený titul nesdělíte, nebudeme vám moci poskytnout službu nebo s vámi uzavřít konkrétní obchod (například uzavření kupní smlouvy, komisionářské smlouvy, smlouvy o nájmu dopravního prostředku, smlouvy o dílo,  smlouvy o ubytování).

 

Pro lepší příklad, uvádíme v této tabulce nejčastější příklady spojené s  plněním smlouvy se kterými se v rámci činnosti naší společnosti můžete setkat:

   

  • Plnění právní povinnosti:

 Jedná se o plnění povinností, které nám ukládají právní předpisy České Republiky a předpisy práva Evropské unie. Například pokud jste fyzická osoba – podnikatel budeme zpracovávat vaše osobní údaje, které musí být povinně uváděny např. na fakturách – daňových dokladech (v tomto případě jméno, příjmení, adresa, DIČ).

Právním důvodem zpracování vašich osobních údajů je dodržování platných právních předpisů, zejména následujících zákonů:

  • Zákon č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti
  • Zákon č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele
  • Zákon č. 257/2016 Sb., o spotřebitelském úvěru
  • Zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti
  • Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví
  • Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
  • Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty
  • Zákon č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území ČR

V případě, že nám vaše osobní údaje nutné pro tento uvedený titul nesdělíte, nebudeme vám moci poskytnout službu nebo s vámi uzavřít konkrétní obchod (například uzavření kupní smlouvy, komisionářské smlouvy, smlouvy o ubytování).

  

  •  Oprávněné zájmy správce nebo třetí strany

Zpracováváme také vaše osobní údaje, abychom zajistili ochranu práv a právem chráněných zájmů naší společnosti, přičemž rozsah poskytnutých osobních údajů je v tomto případě omezen na osobní údaje, které jsou nezbytné.

Jak jsme již zmínili, takové zpracování můžeme provádět bez vašeho souhlasu s tím, že pečlivě posoudíme, zda náš oprávněný zájem skutečně existuje a nepřeváží jej vaše zájmy nebo vaše základní práva a svobody. V každém konkrétním případě posoudíme, je-li náš oprávněný zájem v souladu s právním řádem, provedeme balanční test našeho zájmu vůči vašim právům a zhodnotíme zda náš zájem je reálný a současný.

 

Příklady zpracování z titulu oprávněného zájmu:

  • Přímý marketing za splnění podmínek Nařízení GDPR (například poštou vám zašleme aktuální nabídku našich produktů nebo služeb)
  • Zasílání zpráv a informací, které slouží k obsluze vašeho produktu (například oznámení o končící lhůtě STK vozidla, upozorňovací SMS na termín objednání do servisu)
  • Vyřizování vašich stížností, námětů
  • Činnosti prováděné za účelem předcházení podvodům
  • Činnosti prováděné za účelem předcházení zneužívání poskytovaných služeb
  • Zpracování záznamů kamerového systému pro ochranu majetku a osob
  • Vymáhání právních nároků (vymáhání pohledávek soudní i mimosoudní cestou)
  • Uplatnění nároků u pojišťovny
  • Opatření v souvislosti se zabezpečením – fyzické zabezpečení, IT zabezpečení

Pro vás je důležité, že máte v tomto případě právo vznést námitku proti takovému zpracování dle článku 21 Nařízení GDPR.

 

 

PŘÍJEMCI A ZPRACOVATELÉ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V případě, že je zpracování vašich osobních údajů založené na vašem souhlasu nebo na našich oprávněných zájmech a dalších titulech, o kterých vás informujeme v těchto Zásadách zpracování osobních údajů, mohou být vaše údaje zpracovány našimi externími spolupracovníky (například externí marketingová agentura, která vám naším jménem zasílá marketingová sdělení).

Vždy se jedná o zpracovatele, s nimiž jsme uzavřeli smlouvu o zpracování osobních údajů a u nichž je záruka technického i organizačního zabezpečení

zpracovávaných vašich osobních údajů. Patří sem například: 

  • Marketingové agentury za účelem marketingového zpracování, pro rozesílání nabídky služeb, produktů
  • Inkasní agentury, advokátní kanceláře-právní služby, např.  za účelem vymáhání pohledávek
  • Účetní a daňové kanceláře – vedení účetnictví, daňové poradenství
  • Exekutorské úřady, notáři, pojišťovny - za účelem uplatnění souvisejících nároků

Příjemci osobních údajů jsou naši zaměstnanci s příslušným oprávněním, dodavatelé IT služeb (ŠKODA AUTO a.s., T-Mobile, Time-Pro, Ježek Software, Dekra a.s.), při koupi vozu ŠKODA a při poskytování servisních služeb je příjemcem ŠKODA AUTO a.s.

 

 

PŘEDÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ DO TŘETÍCH ZEMÍ, MEZINÁRODNÍM ORGANIZACÍM

Vaše osobní údaje nepředáváme ke zpracování do třetích zemí mimo EU ani mezinárodním organizacím.

 

 

KATEGORIE ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Dle příslušných ustanovení Nařízení GDPR jsou osobním údajem veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě.

Z hlediska této definice zpracováváme tedy zejména:

Identifikační údaje - jméno, příjmení, titul, rodné číslo, datum narození, adresa trvalého bydliště, číslo průkazu totožnosti (občanský průkaz, řidičský průkaz, pas), číslo bankovního účtu, podpis.  U fyzické osoby podnikatele také IČ a DIČ.

Kontaktní údaje – kontaktní (doručovací) adresa, číslo telefonu, e-mailová adresa, adresy na sociální sítě a případně další podobné údaje na základě kterých vás můžeme kontaktovat.

Údaje vztahující se k uzavíraným obchodům a nabízeným službám – údaje o vašem vozidle /například číslo karoserie, registrační značka vozu, číslo technického průkazu, fotografie vozidla se zaměřením na poškozené části/, v případě poskytnutí zvláštních slev ZTP, ZTP/P číslo průkazu.

Údaje s komunikace mezi námi a Vámi jako zákazníkem – na našich webových stránkách najdete možnost online objednávání servisních služeb, uchováváme údaje z naší vzájemné e-mailové komunikace. Telefonickou komunikaci s vámi neukládáme.

Údaje pro ubytovací služby – jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa trvalého bydliště, číslo průkazu totožnosti, kontaktní telefon, kontaktní e-mail, SPZ vašeho vozu při využití parkování. V případě cizinců také údaje vyžadované ze zákona pro hlášení pobytu cizinců (státní občanství, číslo cestovního dokladu, případně číslo víza).

Údaje z kamerových systémů – ve vybraných prostorách provozujeme kamerový systém se záznamem a to výhradně za účelem střežení objektu a skladovaných zásob, tedy  v souvislosti s ochranou našeho majetku. Prostory, ve kterých je kamerový systém provozován, jsou řádně a viditelně označeny  před vstupem do tohoto prostoru. Kamerový záznam uchováváme po dobu jednoho měsíce. Po uplynutí doby uchování je záznam automaticky smazán. V případě, že je na záznamu zachycen incident, který se řeší nebo bude řešit, ponechá se příslušná sekvence pro tyto účely i po delší dobu.

Údaje, které získáme tím, že používáte naše služby IP adresa, soubory cookies.

 

 

DOBA, PO KTEROU JSOU VAŠE ÚDAJE U NÁS ULOŽENY JAKO U SPRÁVCE 

 

A.  Zpracování osobních údajů, ke kterému váš souhlas potřebujeme:

V případě zpracování těchto osobních údajů jsme si plně vědomi, že zpracování osobních údajů více či méně zasahuje do vašeho soukromí. I z tohoto důvodu volíme přiměřenou dobu platnosti vašeho souhlasu, která je uvedena na konkrétním formuláři souhlasu, který jste nám udělili. Tato doba nepřesahuje 5 let.  Svůj souhlas se zpracováním osobních údajů můžete kdykoli odvolat.

 

B.  Zpracování osobních údajů, ke kterému váš souhlas nepotřebujeme:

V tomto případě vaše osobní údaje uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu a archivujeme dle lhůt, které nám ukládají platné právní předpisy.

Osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu či jiného právního titulu, který nám umožňuje vaše osobní údaje zpracovávat. Nastavili jsme taková vnitřní pravidla, podle kterých vaše údaje nezpracováváme déle, než jsme oprávněni. Po uplynutí zákonného důvodu provádíme výmaz příslušných osobních údajů.

 

Nejčastější lhůty pro zpracování:

Koupě zboží /kupní smlouva/

  • a) Faktura (včetně dokladů souvisejících, např. objednávka, kup. smlouva, před. protokol) 5 let, případně po dobu trvání záruky je-li delší než 5 let
  • b) Faktura – daňový doklad (včetně dokladů souvisejících tedy např. objednávka, kupní smlouva, předávací protokol) 10 let
  • c) Reklamace zboží – nejdéle 5 let od ukončení reklamačního řízení
  • d) Vyřizování vašich stížností, námětů – nejdéle 1 rok po vyřízení

Poskytnutí služby /smlouva o dílo/

  • a) Faktura  (včetně dokladů souvisejících tedy např. objednávka, smlouva, zakázkový list) 5 let.
  • b) Faktura – daňový doklad (včetně dokladů souvisejících tedy např. objednávka, smlouva, zakázkový list) 10 let
  • c) Reklamace služeb – nejdéle 5 let od ukončení reklamačního řízení
  • d) Vyřizování vašich stížností, námětů – nejdéle 3 roky po vyřízení

Ubytovací služby

  • a) Faktura  (včetně dokladů souvisejících tedy např. objednávka, smlouva) 5 let.
  • b) Faktura – daňový doklad (včetně dokladů souvisejících tedy např. objednávka, smlouva 10 let
  • c) Reklamace služeb – nejdéle 5 let od ukončení reklamačního řízení
  • d) Vyřizování vašich stížností, námětů – nejdéle 1 rok po vyřízení   

 

 

Vaše práva v souvislosti s ochranou osobních údajů

 

Právo na přístup k osobním údajům /čl.15 Nařízení GDPR/

Máte právo se na nás obrátit a získat potvrzení, zda jsou vaše osobní údaje zpracovávány a pokud ano, tak si vyžádat kopii zpracovávaných osobních údajů.

Právo na opravu a doplnění osobních údajů /čl.16 Nařízení GDPR/

Nejsme povinni sami vyhledávat nepřesné osobní údaje. Pokud tedy zjistíte nebo se domníváte, že osobní údaje, které o vás vedeme jsou nepřesné či neúplné, máte právo se na nás obrátit a požádat o jejich opravu, doplnění či aktualizaci.

Právo na výmaz („právo být zapomenut“) /čl.17 Nařízení GDPR/

Máte právo požádat o výmaz svých osobní údajů, pokud již nejsou potřebné pro účely, pro které byly zpracovány, pokud jste odvolal souhlas se zpracováním, pokud byly zpracovány protiprávně, nebo byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti. Máte také právo požádat o výmaz svých osobních údajů v případě, že vznesete námitku proti zpracování a neexistují převažující oprávněné důvody pro zpracování.

Právo na omezení zpracování /čl.18 Nařízení GDPR/

Máte právo požadovat omezení zpracování, pokud popíráte přesnost osobních údajů /na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli jako správce přesnost osobních údajů ověřit/. Máte právo požadovat omezení zpracování tehdy, je-li zpracování protiprávní, ale odmítnete výmaz a namísto toho požádáte o omezení použití. Rovněž tak máte právo požádat nás o omezení zpracování poté, co již osobní údaje nejsou potřebné k účelu zpracování, ale vy jejich zpracování dále požadujete například pro uplatnění svých právních nároků. Máte právo požádat o omezení zpracování i v případě, že jste vznesl námitku proti zpracování, přičemž není zřejmé zda oprávněné zájmy nás jako správce převažují na vašimi oprávněnými zájmy.

Právo na přenositelnost osobních údajů /čl. 20 Nařízení GDPR/

V případě automatizovaného zpracování osobních údajů, které je založeno na uzavřené smlouvě nebo souhlasu, který jste nám poskytl, máte právo na tzv. přenositelnost těchto osobních údajů, které vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

Právo vznést námitku /čl. 21 Nařízení GDPR/

V souladu s článkem 21 Nařízení GDPR, tedy v zásadě v situaci, kdy jste neměl možnost ovlivnit, že jsou osobní údaje zpracovávány a zároveň se nejedná o plnění právní povinnosti nebo životně důležitý zájem máte možnost vznést tři druhy námitek proti zpracování:

 

  • na základě právního titulu oprávněného zájmu a plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci,
  • pro účely přímého marketingu na základě právního titulu oprávněného zájmu,
  • pro účely vědeckého či historického výzkumu nebo pro statistické účely.

Pokud neprokážeme existenci závažného oprávněného důvodu pro zpracování, který převažuje na vašimi zájmy nebo právy a svobodami, ukončíme takové zpracování bez zbytečného odkladu.

Právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování /čl. 22 Nařízení GDPR/

V souladu s článkem 22 Nařízení GDPR máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí, které je založeno výhradně na automatickém zpracování, včetně profilování a které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás významně dotklo. Prohlašujeme, že při zpracování výše uvedených kategorií osobních údajů neprovádíme žádné automatizované individuální rozhodování, včetně profilování.

Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů

V případě, že jste nám poskytli souhlas se zpracováním osobních údajů /pro účely, které souhlas vyžadují/ máte právo kdykoli tento souhlas odvolat. Zpracování osobních údajů, které proběhlo před odvoláním vašeho souhlasu, je zákonné.

SPOLEČNÁ USTANOVENÍ PRO UPLATNĚNÍ PRÁV V SOUVISLOSTI S OCHRANOU OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Pro uplatnění svých práv se na nás můžete obrátit osobně nebo písemně na adresu sídla, e-mailem nebo telefonicky.

Ověření totožnosti – aby nedošlo ke zneužití práva jinou osobou ověříme vaši totožnost /např. při osobním kontaktu vás požádáme o předložení dokladu totožnosti, pokud požádáte o zaslání formou e-mailu požadovanou informaci zašleme na tu e-mailovou adresu, kterou jste uvedl v souhlasu se zpracováním nebo na tu kterou jste uvedl např. ve smlouvě apod./

Na vaši žádost budeme reagovat bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tato lhůta může být prodloužena s ohledem na složitost či počet žádostí o další dva měsíce. O takovém prodloužení, včetně uvedení důvodů, vás však budeme vždy informovat a to nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti.

Informace, které požadujete vám sdělíme bezplatně. Pouze v případě, že by vaše žádosti byly opakované jsme oprávněni v souladu s Nařízením GDPR účtovat přiměřený poplatek, který zohlední vynaložené administrativní náklady.

 

PRÁVO OBRÁTIT SE NA DOZOROVÝ ÚŘAD

V případě, že se domníváte, že při zpracování vašich osobních údajů došlo k porušení zákonných pravidel, máte právo podat stížnost o dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, Praha 7, PŠC 170 00, telefon: +420234665111.

 

 

____________________________________________________________________________________________________________________________

 

V případě, že máte jakýkoli dotaz, týkající se osobních údajů, můžete ho zaslat na e-mail : dpo@laureta.cz nebo nás kontaktovat v pracovní době na telefonním čísle 326 722 701.

 

 

 

 

Tato stránka používá cookies. Více informací o zpracování Vašich osobních údajů na jejich základě a o Vašich právech naleznete v Informaci o zpracování osobních údajů prostřednictvím cookies a jiných webových technologií. Můžete udělit souhlas se zpracování osobních údajů rovněž pro účely uložení preferencí uživatele napříč webovými stránkami, statistiku a analýzu chování uživatele, oslovování s nabídkou produktů a propojení se sociálními sítěmi.
Nastavení cookies můžete kdykoliv změnit přes odkaz Nastavení zásad ochrany osobních údajů níže na stránce.